Отпускные: какие ошибки в сроках и расчётах приводят к штрафам и претензиям

Ошибка 1. Отпускные выплатили позже, чем за три дня

Норма простая: оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). Типичные сценарии нарушения:

• отпускные выплатили вместе с зарплатой, уже после начала отпуска
• срок пришёлся на выходные, и деньги ушли в понедельник
• сотрудник попросил отпуск «с послезавтра», руководитель согласился, а бухгалтерия узнала об этом через неделю

Последний сценарий самый коварный. ТК не делает исключения для случая, когда отпуск взят по просьбе самого работника. Поэтому безопаснее правило: заявление на отпуск вне графика подаётся так, чтобы бухгалтерия успевала выплатить деньги в срок. А если срок попадает на выходные — платить до них.

Чем оборачивается опоздание

По письменному заявлению работника отпуск придётся перенести на другой согласованный срок (ч. 2 ст. 124 ТК РФ). За каждый день задержки — компенсация не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ от невыплаченной суммы, независимо от вины работодателя (ст. 236 ТК РФ). И штраф по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ:

Ошибка 2. Неправильно посчитан средний заработок

Средний дневной для отпуска — зарплата за 12 календарных месяцев перед отпуском (п. 4 Положения), делённая на 12 и на 29,3 (п. 10 Положения). Условный пример: зарплата 100 000 рублей в месяц, все 12 месяцев отработаны.

Где обычно ошибаются: не исключили больничные, отпуск по беременности и родам, простой по вине работодателя (п. 5 Положения); включили материальную помощь, оплату питания, проезда, обучения (п. 3 Положения); потеряли премии, которые учитываются по особым правилам (п. 15 Положения). Об оформлении премий — в статье о премиях по итогам квартала.

Занизили средний — сотрудник получил меньше положенного, и это тоже задолженность со всеми последствиями выше.

Ошибка 3. НДФЛ с отпускных перечислили не в тот срок

НДФЛ удерживается при выплате отпускных, а перечисляется по общим срокам для налоговых агентов (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Ошибка 4. Отпуск живёт отдельно от графика

График отпусков утверждается не позднее чем за две недели до начала календарного года и обязателен для обеих сторон. О начале отпуска нужно известить под роспись не позднее чем за две недели (ст. 123 ТК РФ). Если график составлен для галочки, а отпуска берут «когда получится», уведомления не отправляются, сроки выплат срываются, а у сотрудника появляется право требовать перенос. Если график расходится с жизнью, его корректируют оформленными изменениями, а не игнорируют.

Что проверить у себя

• Посмотрите, в какие даты за полгода выплачивались отпускные и сколько дней оставалось до отпуска.
• Попросите бухгалтера подтвердить, что расчёт среднего в 1С настроен по Положению № 540.
• Сверьте даты выплаты отпускных с датами перечисления НДФЛ с них.
• Проверьте, утверждён ли график отпусков на год и получают ли сотрудники уведомления под роспись.

Три дня на выплату, правильный средний заработок по действующему Положению, отдельный срок для НДФЛ и график, который совпадает с жизнью, — четыре точки, которые закрывают большую часть претензий. Если они работают как система, а не держатся на памяти одного человека, отпуск перестаёт быть источником риска.

В следующем материале — о том, что меняется, когда сотрудник работает на удалёнке из другого города.