Зарплата «в конверте» глазами ФНС: откуда инспекция узнаёт о расхождениях

Сразу оговорюсь: здесь не будет советов, как сделать «незаметнее». Это не наша работа. Здесь о том, как эту картину видит инспекция, чтобы решение принималось с открытыми глазами.

Почему «все свои» — слабая защита

Самая популярная защита собственников звучит так: «У нас все свои, никто жаловаться не пойдёт». Люди в этой истории — дополнительный источник, а не главный.

Сотрудники, которые сегодня довольны, завтра уходят. Кто-то расстаётся со скандалом. Кто-то оформляет ипотеку и выясняет, что по документам он зарабатывает в разы меньше, чем на самом деле. Кто-то уходит на больничный или в декрет и видит, что пособие считается только с официальных выплат.

В этот момент «свой» человек становится человеком с претензией. И претензия у него обоснованная. Но даже если никто никуда не пойдёт, у инспекции достаточно собственных данных.

Источник первый: ваша же отчётность

Работодатель регулярно сдаёт в ФНС сведения о выплатах сотрудникам:

• ежемесячно — персонифицированные сведения о физических лицах;
• ежеквартально — расчёт по страховым взносам и 6-НДФЛ.

То есть налоговая видит по каждому человеку, сколько ему начислено, и может сравнить это с МРОТ, со средней зарплатой по отрасли в регионе, с тем, сколько этот же человек получал на прошлом месте работы.

Источник второй: цифры, которые не сходятся между собой

Сама по себе низкая зарплата — ещё не доказательство. Подозрение появляется, когда цифры спорят друг с другом.

• Выручка растёт, штат растёт, а фонд оплаты труда стоит на месте.
• Десять торговых точек работают по двенадцать часов без выходных, а продавцы оформлены на неполный день.
• Весь штат получает ровно МРОТ, включая руководителей подразделений.
• Зарплаты у квалифицированных специалистов ниже, чем у стажёров в соседней компании.

Для инспектора это вопросы, на которые у бизнеса должен быть ответ. Если ответа нет, начинается проверка того, откуда берутся деньги на реальные выплаты.

Источник третий: люди

Здесь всё проще, чем кажется.

Жалобы. Работник вправе обратиться в налоговую, трудовую инспекцию или прокуратуру. Бывшие сотрудники делают это чаще нынешних.

Допросы. Свидетелем в налоговом контроле может быть любое физическое лицо, которому известны значимые обстоятельства (ст. 90 НК РФ). Вопрос «сколько вы фактически получали и как» задают и действующим, и уволившимся работникам.

Вызов работодателя. Налоговый орган вправе вызвать налогоплательщика или налогового агента для пояснений в связи с уплатой, удержанием и перечислением налогов (пп. 4 п. 1 ст. 31 НК РФ).

А что с комиссиями по легализации

О «комиссиях по легализации налоговой базы» до сих пор много пишут, поэтому уточню. Рекомендации ФНС о таких комиссиях отменены письмом от 07.07.2020 № БС-4-11/10881@. При этом право вызвать для пояснений у инспекции осталось.

Туда приглашают работодателей, у которых видны признаки нелегальной занятости: зарплата ниже МРОТ, договоры ГПХ вместо трудовых, заметное отставание от средних зарплат по региону.

Явка на такую комиссию не обязательна, и сама комиссия не штрафует. Но собранные материалы она может передать в трудовую инспекцию или налоговую для проверки.

Чем заканчивается, если расхождения подтвердились

Последствия идут сразу по нескольким линиям.

Налоговая. Претензии к компании как к налоговому агенту: неудержанный НДФЛ, пени и штраф 20% от суммы, которую нужно было удержать и перечислить (ст. 123 НК РФ). Плюс страховые взносы с неофициальных выплат, пени и штрафы.

Трудовая. Отдельные претензии от трудовой инспекции, если нарушены нормы трудового законодательства.

Личная. Когда суммы крупные, вопрос может выйти за пределы налоговых штрафов. Уголовный кодекс отдельно предусматривает ответственность за неисполнение обязанностей налогового агента. Это уже риск лично для руководителя, а не для компании.

И отдельная статья расходов — время. Проверка, пояснения, допросы сотрудников отвлекают управленцев на месяцы.

Если выплаты уже частично «серые»

Самый частый вопрос после такого разговора — «и что теперь делать?». Прятать глубже — плохой ответ.

1. 01Посчитать стоимость выхода в белуюСколько будет стоить перевести выплаты в официальную форму: налоги, взносы, пересмотр цен, возможно, штатного расписания.
2. 02Сравнить с рискамиСопоставить эту сумму с рисками, которые описаны выше: доначисления, пени, штрафы, претензии трудовой инспекции, личная ответственность руководителя.
3. 03Спланировать переходПереход можно спланировать поэтапно, но решение и расчёт должны появиться раньше, чем вопрос из инспекции.
4. 04Проверить ГПХ и самозанятыхОтдельно стоит проверить договоры ГПХ и самозанятых: они часто оказываются частью той же картины.

Что проверить у себя

• Нет ли в компании сотрудников, чья официальная зарплата заметно ниже того, что они реально получают.
• Сколько сотрудников оформлено ровно на МРОТ или на неполный день и соответствует ли это их реальной занятости.
• Как соотносятся рост выручки и рост фонда оплаты труда за последние два-три года.
• Как ваша средняя зарплата выглядит на фоне средней по отрасли в регионе.
• Нет ли регулярных переводов с личных карт собственника или директора сотрудникам.
• Кто из бывших сотрудников ушёл с конфликтом и какие к нему могут быть вопросы.

Вывод

Неофициальная зарплата держится только до тех пор, пока кто-то не сравнил цифры. ФНС сравнивает их регулярно: по вашей же отчётности, по средним по отрасли и региону, по выпискам и показаниям людей. Спокойнее решать этот вопрос до того, как его поднимет инспекция.

Но низкая официальная зарплата — не всегда «конверт». Бывает, что это неполная ставка, стажёр или честно небольшой бизнес. Почему в таких случаях вопросы тоже возникают и как на них отвечать, разберу в статье про зарплату ниже МРОТ и средней по отрасли.