Дилемма, которая кажется простой
Типичная картина конца квартала. Цифры радуют, собственник говорит бухгалтеру: «Давайте всем по премии, проведите приказом». Бухгалтер проводит. Деньги ушли, люди довольны, НДФЛ удержан, взносы начислены. Казалось бы, что здесь может пойти не так? Всё сделано «в белую».
На деле для налога на прибыль важно не то, что премию выплатили официально, а то, на каком основании. И если основания в документах нет, выплата может превратиться из расхода, уменьшающего налог, в подарок сотрудникам из прибыли компании. С тем же НДФЛ и взносами, но уже без уменьшения налога на прибыль.
Где премия «живёт» по Трудовому кодексу
С 1 сентября 2025 года статья 135 стала подробнее (закон от 07.06.2025 № 144-ФЗ). В системе премирования теперь определяются виды премий, их размеры, сроки, основания и условия выплаты, в том числе с учётом дисциплинарных взысканий. И есть жёсткая граница: снижение премии за период, когда у работника действует взыскание, не может уменьшить его месячную зарплату больше чем на 20%.
Отсюда практический вывод: «положение о премировании» из шаблона десятилетней давности стоит перечитать. Если там нет периодичности, показателей и условий снижения, оно не отвечает ни нынешнему ТК, ни вопросам налоговой.
Чаще всего в трудовом договоре премию не расписывают подробно, а делают отсылку к положению об оплате труда и премировании. Работника с этим положением знакомят под подпись.
Почему налоговая смотрит на премии внимательно
В расходы на оплату труда для налога на прибыль входят начисления стимулирующего характера, в том числе премии за производственные результаты (п. 2 ст. 255 НК РФ). А вот вознаграждения, выплаченные помимо предусмотренных трудовыми договорами, в расходы не включаются (п. 21 ст. 270 НК РФ).
Позиция Минфина здесь много лет последовательная. Премию можно учесть, если она предусмотрена трудовым договором или локальным актом, на который трудовой договор ссылается. Премии к праздникам и юбилеям с производственными результатами не связаны и базу по налогу на прибыль, по мнению ведомства, не уменьшают.
Отсюда три вопроса, которые задаст проверяющий:
- За что именно выплачена премия?
- Где заранее написано, что за такие результаты такая премия положена?
- Как посчитан её размер?
Если ответ на все три — «по решению директора, потому что квартал удачный», спор о расходах вполне возможен.
Как выглядит защищённая квартальная премия
Не нужно превращать премирование в бюрократию. Нужна цепочка, в которой каждый документ опирается на предыдущий.
- 01ПоложениеОтдельное положение о премировании или раздел в положении об оплате труда. В нём — виды премий (месячная, квартальная, годовая, разовая), показатели, от которых зависит премия (выполнение плана, выручка отдела, сроки проекта, отсутствие брака), порядок расчёта, сроки выплаты и условия снижения. Показатели лучше делать измеримыми: «за добросовестный труд» проверяющего не убедит.
- 02Трудовой договорУсловие о премии или отсылка к положению. Подпись работника об ознакомлении с положением.
- 03Итоги кварталаДокумент, из которого видно, что показатели достигнуты: отчёт, служебная записка руководителя подразделения, расчёт. Это то, что связывает выплату с «производственными результатами».
- 04Приказ о премированииС указанием периода, основания (пункт положения) и сумм.
- 05Начисление и выплатаВ сроки, которые установлены положением.
Главное — порядок во времени. Положение, написанное после выплаты «под проверку», слабее, чем то, которое работало весь год. Поэтому решения о премиях лучше принимать до закрытия квартала, чтобы бухгалтер успел корректно отразить их в учёте. Об этой связке — какие решения собственника должны попасть в учёт до последнего дня месяца.
Налоги и взносы с премии: без сюрпризов
| Налог или режим | Как облагается премия |
|---|---|
| НДФЛ | Удерживается при выплате премии и перечисляется в общие для зарплаты сроки. С 2025 года действует прогрессивная шкала: годовой доход свыше 2,4 млн руб. облагается по ставке 15% с превышения, дальше ступени выше |
| Страховые взносы | Премия в рамках трудовых отношений облагается взносами так же, как зарплата |
| Налог на прибыль | Обоснованная премия — расход на оплату труда в периоде начисления |
| УСН «доходы минус расходы» | Расходы на оплату труда учитываются по тем же правилам статьи 255 НК и признаются после выплаты |
Крупная премия в четвёртом квартале может перевести часть дохода руководителя или ключевого сотрудника на следующую ступень шкалы НДФЛ. Это не повод не платить премию, но повод предупредить человека, что «на руки» выйдет меньше привычного процента. Документы нужны и упрощенцу, не только компании на общем режиме.
Красные флаги
- Одинаковая сумма всем сотрудникам без привязки к показателям, выплаченная в праздничный месяц.
- Положение о премировании есть, но показатели в нём общие, а приказы ссылаются на «личный вклад».
- «Премия по итогам квартала» выплачивается каждый месяц одной и той же суммой. Это уже похоже на часть оклада, и вопрос тогда в том, почему она не в окладе.
- Премии получают исполнители по договорам ГПХ. У подрядчика есть цена договора, а премия по итогам квартала — атрибут трудовых отношений.
- Положение утверждено «задним числом» или отсутствует подпись работника об ознакомлении.
Премия подрядчику может стать ещё одним аргументом при переквалификации, о которой мы говорили в разборе про «А можно по ГПХ?».
Что проверить у себя
- Есть ли у вас действующее положение о премировании и обновлялось ли оно после 1 сентября 2025 года.
- Указаны ли в нём виды премий, показатели, порядок расчёта, сроки выплаты и условия снижения.
- Есть ли в трудовых договорах условие о премии или ссылка на положение и подписи работников об ознакомлении.
- Чем подтверждается выполнение показателей за квартал: есть ли расчёт или отчёт, а не только приказ.
- Не выплачиваете ли вы «премии» подрядчикам по ГПХ.
- Знают ли руководители с высоким доходом, как премия отразится на их НДФЛ по прогрессивной шкале.
Премия, которая мотивирует людей, и премия, которая выдержит налоговую проверку, — одна и та же выплата. Разница только в том, подготовлены ли документы до того, как деньги ушли. Положение с понятными показателями, отсылка в трудовом договоре, расчёт по итогам периода и приказ — вот и вся защита. Больше времени уходит на то, чтобы доказывать обоснованность постфактум.
- Можно ли учесть в расходах премию к празднику или юбилею?
- По мнению Минфина, такие премии не связаны с производственными результатами и базу по налогу на прибыль не уменьшают. Вознаграждения помимо предусмотренных трудовыми договорами в расходы не включаются (п. 21 ст. 270 НК РФ).
- Достаточно ли одного приказа директора о премировании?
- Нет. Проверяющий спросит, за что выплачена премия, где заранее написано, что за такие результаты она положена, и как посчитан размер. Нужны положение о премировании, отсылка в трудовом договоре и документ об итогах периода.
- Насколько можно снизить премию работнику с дисциплинарным взысканием?
- Снижение премии за период, когда у работника действует взыскание, не может уменьшить его месячную зарплату больше чем на 20%.
- Нужны ли документы по премиям на УСН «доходы минус расходы»?
- Да. Расходы на оплату труда учитываются по тем же правилам статьи 255 НК и признаются после выплаты, поэтому обоснование премии требуется и упрощенцу.
- Можно ли выплачивать премию по итогам квартала исполнителю по договору ГПХ?
- У подрядчика есть цена договора, а премия по итогам квартала — атрибут трудовых отношений. Такая выплата может стать аргументом при переквалификации договора ГПХ в трудовой.
