Когда к нам в «Алькор» приходит чужая база 1С, мы не начинаем с отчётности. Отчётность — это фасад: декларация показывает только итог, а проверяющий смотрит, из чего этот итог сложен. Поэтому сначала мы открываем оборотно-сальдовую ведомость.
Расчёты с контрагентами и дубли в справочнике
Расчёты с поставщиками (счёт 60), с покупателями (62), с подотчётными лицами (71) и «прочие» расчёты (76) — первое, что смотрят в чужой базе. Типичная картина: по одному покупателю одновременно висит и долг, и аванс. На 71-м счёте числятся деньги, выданные под отчёт сотруднику, который давно уволился.
Либо учёт не отражает реальные долги, либо за ними стоят реальные проблемы — невозвращённые деньги, незакрытые сделки. Большой и пёстрый 76-й — почти всегда сигнал, что учёт вели «как получится».
Ещё один частый источник путаницы — дубли контрагентов. Один ИНН — три карточки: «ООО Ромашка», «Ромашка ООО», «Ромашка (новый)». По каждой висит «долг», хотя в сумме всё закрыто, и акт сверки не сходится никогда. А если это поставщик с НДС — проверяющему сложно понять, какие вычеты к каким поставкам относятся.
Налоги, ЕНС и закрытые периоды
С 2023 года расчёты с бюджетом ведутся на едином налоговом счёте. Сальдо по налогам и взносам в 1С должно сходиться с сальдо ЕНС в личном кабинете. Если в базе «всё уплачено», а на ЕНС недоимка — копятся пени. Если на ЕНС переплата, которую никто не видит, — это деньги компании, про которые забыли.
В 1С можно установить дату запрета редактирования: после сдачи отчётности прошлый период закрывается. Во многих базах такой даты нет вовсе или её регулярно сдвигают. Чем это опасно: кто-то перепровёл документ задним числом, и цифры в базе уже не совпадают со сданной отчётностью.
Банковские выписки и отрицательные остатки
Часть операций в выписке висит без документа-основания: «прочее списание», «оплата поставщику» без привязки к поставке. Для налоговой это вопрос, не доход ли это и не расход ли без подтверждения.
Минус на складе значит, что по учёту продали больше, чем было, минус в кассе — что выдали больше, чем в ней лежало. Любой проверяющий, увидев минус, начинает задавать вопросы — и по себестоимости, и по кассовой дисциплине.
Основные средства и вычеты по НДС
На балансе числятся станки и автомобили, которых давно нет. Или наоборот: оборудование купили и используют, а в учёте оно лежит на счёте вложений, без ввода в эксплуатацию. Искажаются и расходы, и картина активов, а если имущество облагается налогом на имущество, ошибка может стоить и налога.
Налоговая видит декларацию и вашу, и поставщика. Если у него этой продажи нет, вопросы придут к вам. А отвечать документом, которого нет, невозможно.
Как читать этот список и что проверить у себя
Не каждая строка выше — нарушение. Смысл в том, чтобы у каждой странной цифры было объяснение. Если база досталась от прежнего бухгалтера, начните с того, что вы получили при передаче дел — что забрать у прежнего специалиста при смене бухгалтера.
- Попросите оборотно-сальдовую ведомость и спросите, что висит на 60, 62, 71 и 76 дольше года.
- Узнайте, сходится ли сейчас сальдо ЕНС с данными 1С.
- Уточните, установлена ли дата запрета редактирования и кто может её сдвигать.
- Спросите про дубли контрагентов и неразнесённые банковские операции.
- Проверьте, совпадает ли список основных средств с тем, что реально есть.
- Спросите, есть ли минусы по складу или кассе и откуда они взялись.
- Выберите пару крупных вычетов по НДС и попросите показать сами счета-фактуры.
Проверяющий ищет места, где цифры не объясняются документами. Эти восемь мест — самые частые. Если по каждому из них бухгалтер может спокойно дать ответ, у вас хорошая база. Если ответы звучат как «это ещё от старого бухгалтера» — стоит разбираться до того, как вопросы задаст налоговая.
Следующий шаг — сравнить 1С с тем, что ушло в отчётность: что расхождения между базой и отчётами говорят о качестве учёта.
- С чего начать проверку базы 1С, если я не бухгалтер?
- Попросите оборотно-сальдовую ведомость на последнюю дату и посмотрите, какие суммы висят на счетах 60, 62, 71 и 76 дольше года — это первый сигнал.
- Что делать, если сальдо в 1С не совпадает с ЕНС?
- Само расхождение не всегда критично, но его нужно найти и объяснить: иначе на ЕНС может копиться недоимка с пенями или незамеченная переплата.
- Что грозит, если вычет по НДС не подтверждён документом?
- Налоговая сверяет данные с декларацией поставщика. Если у него продажи нет, вопросы придут к вам, а ответить документом, которого не существует, невозможно.
