Подотчётные деньги: как авансовые отчёты превращаются в «чёрную дыру» учёта

Как выглядит «чёрная дыра»

• Сотруднику выдали деньги «на закупку» полгода назад. Отчёта нет, остаток не вернули, никто не помнит, на что именно.
• Новые суммы выдают, хотя старые не закрыты.
• Отчёты приходят без чеков или с чеками, из которых непонятно, что куплено и для чего.
• Директор — самый крупный подотчётник. Отчитываться перед самим собой кажется лишним.

В итоге в балансе сидит сумма, которая формально является долгом сотрудников перед компанией, а фактически — деньгами, судьбу которых никто не знает.

Казалось бы, правила простые

Многие до сих пор уверены, что авансовый отчёт нужно сдать в течение трёх рабочих дней, а новые деньги под отчёт нельзя выдать, пока не погашен старый долг.

Сейчас срок представления авансового отчёта, его проверки, утверждения и окончательного расчёта устанавливает руководитель. Жёсткой привязки к трём дням и требования закрыть старый долг до новой выдачи в тексте больше нет.

Звучит как свобода. На деле это перекладывает ответственность на компанию: если руководитель срок не установил, его нет вообще. А значит, нет момента, когда долг сотрудника считается просроченным.

Чем это заканчивается

Расходы не подтверждены. Покупка, за которую не отчитались или отчитались без документов, не уменьшает налог: для налога на прибыль и для упрощёнки «доходы минус расходы» расходы должны быть документально подтверждены. А если купленное оформлено на физлицо, а не на компанию, не будет и вычета НДС.

Невозвращённые деньги могут стать доходом сотрудника. Суммы, за которые человек не отчитался и которые компания не требует вернуть, со временем могут быть оценены как его доход — с НДФЛ и взносами.

Баланс искажается. Годами висящая дебиторка сотрудников — это актив, которого на самом деле нет.

Как закрыть дыру и не открыть новую

1. 01Установить правила письменноПриказ или положение о подотчётных суммах: кому можно выдавать деньги, на какие цели, в каких пределах, в какой срок сдаётся отчёт, какие документы к нему прикладываются. Без этого документа все остальные шаги держатся на памяти.
2. 02Провести инвентаризацию расчётовСверить с каждым подотчётным лицом, что за ним числится на сегодня.
3. 03Принять решение по старым суммамВернуть, удержать в рамках закона, признать доходом сотрудника с налогами или оформить иначе — каждое решение имеет свои последствия. Принимать его стоит вместе с бухгалтером, а по крупным суммам и по директору — с консультантом.
4. 04Контролировать сроки, а не только суммыВ регулярном отчёте бухгалтерии должна быть строчка: у кого подотчёт просрочен и на сколько.
5. 05Перевести траты на корпоративные карты с лимитамиЭто не отменяет авансовых отчётов, но делает движение денег прозрачным.

Если за компанию платят своими деньгами, про личную карту для расходов бизнеса был отдельный разговор. А если подотчёт — лишь одна из строк, где учёт давно не совпадает с реальностью, восстановление бухгалтерского учёта «когда запросят» почти всегда обходится дороже, чем разбор сейчас.

Вывод

Подотчёт — одна из самых простых процедур в учёте. Именно поэтому её перестают контролировать. Правила ЦБ дают руководителю свободу самому устанавливать сроки, но без письменных правил эта свобода превращается в дыру: расходы не подтверждены, долги не взыскать, баланс не отражает реальность.

Если строка «расчёты с подотчётными лицами» у вас выглядит так, что её не хочется открывать, это хороший повод для аудита учёта. Мы можем посмотреть вашу базу со стороны и разобрать старые суммы.