Два вида расхождений
Бухгалтерский и налоговый учёт живут по разным правилам. Какие-то расходы в бухучёте признаются сразу, а в налоговом — частями или не признаются вовсе. Поэтому бухгалтерская прибыль и налоговая база по прибыли могут не совпадать, и это нормально. Важно другое: такую разницу бухгалтер может показать и объяснить по строчкам.
Второй вид — расхождения, которые никто не может объяснить. Отчёт поправили вручную, а базу — нет. Декларацию сдали, а потом в 1С перепровели документы. Первые — особенность системы. Вторые — симптом.
Где собственнику искать расхождения
Вам не нужно самим сводить цифры. Достаточно знать, какие пары должны сходиться, и попросить бухгалтера показать сверку.
| Что сравнивать | Что должно совпадать |
|---|---|
| Бухгалтерский баланс | Остатки в балансе совпадают с оборотно-сальдовой ведомостью на ту же дату |
| Декларация по НДС | Суммы налога и вычетов совпадают с книгами покупок и продаж в 1С |
| Бухгалтерская прибыль и налоговая база | Расхождение возможно, но должна быть расшифровка, какие расходы признаны по-разному и почему |
| Зарплатные отчёты | Доходы и НДФЛ в 6-НДФЛ, базы по взносам в РСВ должны быть согласованы с начислениями в зарплатной базе |
| Расчёты с бюджетом | Данные в 1С должны совпадать с сальдо единого налогового счёта в личном кабинете ФНС |
Почему расхождение — это сигнал, а не мелочь
Представьте: бухгалтер нашёл ошибку в отчёте за прошлый квартал и исправил её прямо в декларации, не трогая базу. Отчёт ушёл правильный, но следующий снова собран из базы с ошибкой. Ошибка не исчезла — она переехала в новый период. Через год таких «ручных правок» уже никто не может сказать, какой цифре верить.
К тому же налоговая видит не вашу базу, а вашу отчётность, и сопоставляет её с данными контрагентов и банков.
Во что это может обойтись
Отвечает и должностное лицо — а это часто сам директор. За грубое нарушение требований к бухучёту штраф от 5 000 до 10 000 рублей, повторно — до 20 000 или дисквалификация на срок от одного года до двух лет (ст. 15.11 КоАП РФ).
При этом КоАП освобождает от ответственности, если ошибку исправили в установленном порядке вовремя — например, подали уточнённую декларацию и доплатили налог по правилам ст. 81 НК или исправили ошибку до утверждения бухгалтерской отчётности. То есть время работает на того, кто ищет расхождения сам.
Что говорить бухгалтеру
Не «у тебя всё неправильно», а «покажи сверку». Хороший бухгалтер такую сверку делает и без просьбы, перед каждой сдачей. Спросите и о том, исправлялись ли отчёты вручную, минуя базу.
Расхождения между базой и отчётами стоят в том же ряду, что и другие тихие сигналы в бухгалтерии, которые видны раньше требования ФНС. Если захочется пройтись по самой базе, начните с восьми мест в 1С, где чаще всего прячутся ошибки.
Вывод
Расхождение между 1С и отчётностью не всегда ошибка. Но у каждого расхождения должно быть объяснение, которое бухгалтер может показать на бумаге. Когда объяснения нет — вы видите не особенность учёта, а трещину в нём. И чем раньше её найти, тем дешевле обходится ремонт.
Если по результатам такой сверки вопросов больше, чем ответов, можно обратиться к нам за аудитом учёта: мы посмотрим базу и отчётность со стороны и покажем, что исправить в первую очередь.
- Могут ли бухгалтерская прибыль и налоговая база отличаться на законных основаниях?
- Да, из-за разных правил признания расходов в бухгалтерском и налоговом учёте. Но бухгалтер должен показать расшифровку, какие расходы признаны по-разному и почему.
- Кто из должностных лиц отвечает за грубые нарушения бухучёта?
- Обычно директор как должностное лицо. По ст. 15.11 КоАП РФ штраф составляет от 5 000 до 10 000 руб., при повторном нарушении — до 20 000 руб. или дисквалификация на 1–2 года.
- Как избежать ответственности, если ошибка уже допущена?
- Нужно исправить её вовремя — подать уточнённую декларацию и доплатить налог по ст. 81 НК РФ или исправить ошибку в бухучёте до утверждения отчётности. КоАП освобождает от ответственности в этих случаях.
