Смена бухгалтера без потерь: какие базы, доступы и документы забрать у прежнего специалиста

Почему это важно

Самая неприятная история при смене бухгалтера — не ошибки в учёте. Их можно найти и исправить. Хуже, когда нечего проверять: база 1С стоит на компьютере прежнего специалиста, электронная подпись оформлена на него, пароль от личного кабинета налоговой никто не знает, а первичка «где-то в папках».

При этом ответственность за учёт и хранение документов никуда не уходит вместе с бухгалтером. По закону ведение учёта и хранение документов организует руководитель. Если документы потерялись при передаче дел, объясняться с налоговой будет компания.

Как понять, хорошо ли работал уходящий бухгалтер, — отдельный вопрос, и критерии проверки тут пригодятся. А ниже — что забрать.

Что забрать: базы, доступы, документы

1. База 1С

• Полная актуальная копия базы — выгрузка, которую можно развернуть на другом компьютере. Не «отчёты из базы», а саму базу.
• Где она физически находится. На сервере компании, в облаке, на компьютере бухгалтера? Если на чужом компьютере — это первый пункт для исправления.
• Лицензии и договор сопровождения программы — на кого оформлены, до какого срока действуют.
• Пароли пользователей базы и права администратора.
• Состояние базы на дату передачи: какие периоды закрыты, какие нет.

2. Электронные подписи и доступы

• Подпись директора. Квалифицированную подпись руководителю организации выдаёт удостоверяющий центр ФНС. Она должна быть у директора, а не «у бухгалтера на флешке».
• Подписи сотрудников и машиночитаемые доверенности. С сентября 2023 года сотрудники подписывают документы организации своей личной подписью плюс машиночитаемой доверенностью. При смене бухгалтера доверенность стоит отозвать.
• Оператор электронной отчётности — на кого договор, кто имеет доступ.
• Банк-клиент — какие права были у бухгалтера, на чей телефон приходят коды подтверждения.
• Личные кабинеты: налоговой, СФР, ЕГАИС или «Честного знака», если есть, ОФД, маркетплейсов.
• ЭДО с контрагентами — кто администратор, кому приходят уведомления.

3. Документы

• Первичка за последние пять лет — бумажная и электронная, с понятной системой хранения.
• Регистры учёта, оборотно-сальдовые ведомости, бухгалтерская отчётность.
• Налоговые декларации и расчёты с квитанциями о приёме.
• Учётная политика — бухгалтерская и налоговая.
• Кадровые документы: трудовые договоры, приказы, графики отпусков, личные карточки.
• Договоры с контрагентами и акты сверок.
• Вся переписка с налоговой: требования, ответы на них, решения, уведомления.

4. Состояние дел «на сегодня»

Это то, что чаще всего теряется, потому что живёт в голове бухгалтера:

• какие требования налоговой получены и не закрыты, в какие сроки нужно ответить;
• какие отчёты начаты, но не сданы;
• сальдо на едином налоговом счёте и понимание, откуда оно;
• долги перед бюджетом, сотрудниками, контрагентами;
• какие договорённости с контрагентами есть устно, но ещё не оформлены.

Попросите прежнего бухгалтера оформить это письменно — даже короткой запиской.

Акт приёма-передачи

Закон прямо описывает передачу документов учёта при смене руководителя и оставляет порядок на усмотрение организации. При смене бухгалтера логично сделать так же: составить акт приёма-передачи со списком всего, что передано, — баз, документов, доступов. Подписывают прежний бухгалтер, новый (или представитель бухгалтерской компании) и директор.

Акт нужен не для формальности. Если через год выяснится, что каких-то документов нет, — будет понятно, на каком этапе они потерялись.

Первый месяц с новым бухгалтером

Новый специалист не должен просто «продолжить с того же места». Первые недели — это проверка: сходятся ли остатки, закрыты ли периоды, нет ли хвостов. Если хвосты находятся, возникает вопрос, что исправлять первым и сколько это стоит. Иногда достаточно точечных исправлений, а иногда речь идёт уже о восстановлении учёта.

Сравнивая нового бухгалтера с прежним по цене, помните, что 5 000 и 25 000 рублей — не одна услуга. Приём дел и проверка чужой базы — отдельная работа, её стоит обсудить заранее.

Что проверить у себя

• Где физически находится ваша база 1С, и есть ли у вас её свежая копия?
• У кого сейчас электронная подпись директора и кто подписывает отчётность?
• Какие машиночитаемые доверенности выданы от имени компании и кому?
• Какие права в банк-клиенте есть у бухгалтера и на чей телефон приходят коды?
• Знаете ли вы пароли от личных кабинетов налоговой, СФР, оператора отчётности?
• Где хранится первичка за последние пять лет?
• Есть ли незакрытые требования налоговой прямо сейчас?

Вывод

Смена бухгалтера проходит без потерь не тогда, когда прежний специалист оказался порядочным, а тогда, когда компания изначально контролирует свои базы, подписи и документы. Лучшее время пройти этот чек-лист — не в день увольнения, а сегодня, пока никто никуда не уходит.