Первое, что стоит сказать: исчезнувший поставщик — ещё не проигранный спор. Но и не повод отвечать на требование «как есть». От того, что вы сделаете в первые дни, зависит, в какую сторону пойдёт разговор.
Почему вопрос задают вам, а не ему
Логика ФНС проста: у вас есть вычет по НДС и расходы по этой сделке, а у поставщика нет налога, который должен был стать «парой» вашему вычету. Поставщика найти не удаётся, поэтому вопросы получает тот, кто на месте.
На первый взгляд это несправедливо: не вы же не заплатили налог. Закон с этим отчасти согласен. Почему проблемы поставщика всё равно касаются покупателя, подробно разобрано в статье «Поставщик не платил налоги — при чём тут ваша компания».
Шаг первый: понять, что именно спрашивают
Не все письма из инспекции одинаковые, и от вида документа зависят сроки и тактика.
| Документ | Срок и форма ответа |
|---|---|
| Требование пояснений по декларации НДС | Пять рабочих дней, ответ только в электронном виде по формату ФНС |
| Требование документов по конкретной сделке (вне проверки) | 10 рабочих дней (п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Если документов нет, об этом можно сообщить в тот же срок |
| Вызов для пояснений или на допрос | Отдельный формат, к нему нужна подготовка, а не импровизация |
Прочитайте, какой период и какие операции указаны в требовании. Отвечать нужно на них, а не на все вопросы сразу.
Шаг второй: собрать доказательства реальности сделки
До ответа соберите всё, что показывает: товар или работа были, и пришли они именно от этого поставщика.
- Договор, спецификации, счета, переписка по сделке с рабочих адресов.
- Как и кем доставлялся товар: транспортные документы, данные о машине и водителе, кто принимал на складе.
- Складские документы, приёмка, акты с расшифровкой работ.
- Что стало с товаром дальше: продажа, производство, монтаж на объекте.
- Платёжные документы.
Договор, акт и счёт-фактура — это минимум, а не доказательство. Почему этого часто недостаточно, я писала в статье о требовании при полном пакете документов.
Шаг третий: вспомнить, что вы знали о поставщике в момент сделки
Второй блок вопросов — должная осмотрительность.
Практически это значит: найдите всё, что показывает, как вы выбирали поставщика. Коммерческие предложения, сравнение цен, выписку из ЕГРЮЛ на дату сделки, переписку с менеджером, контакты, рекомендации. Отсутствие у поставщика собственного штата и техники — ещё не приговор, об этом отдельно — в разборе про контрагента без сотрудников и техники.
Шаг четвёртый: если поставлял на самом деле другой
Бывает, что товар реальный, но пришёл он не от компании из договора, а от другой организации, а «исчезнувший поставщик» был только прокладкой в документах.
Здесь позиции ФНС и суда совпадают по важному пункту. В письме ФНС такие компании названы «техническими», и сказано, что при их участии налоговые обязательства определяются исходя из параметров реального исполнения, если налогоплательщик представил сведения и документы о реальном исполнителе. Верховный суд в определении от 19.05.2021 № 309-ЭС20-23981 указал, что право на учёт фактически понесённых расходов получает налогоплательщик, который содействовал устранению потерь казны: раскрыл сведения и документы о реальном исполнителе.
Это не гарантия сохранить всё. Итог зависит от того, что вы знали о схеме, и от конкретных доказательств. Но понимание, кто реально поставлял товар, почти всегда даёт больше аргументов, чем молчание.
Чего не делать
Когда подключать консультанта
Если сумма вычетов и расходов по поставщику для вас значима. Если требований по нему несколько или вызывают на допрос. Если поставщиков с похожими признаками больше одного. Здесь ответ на первое требование задаёт рамку всего будущего спора.
Что проверить у себя
- Какие поставщики за последние три года перестали выходить на связь или исключены из ЕГРЮЛ.
- Какая доля вычетов по НДС и расходов приходится на них.
- Есть ли по каждой такой сделке документы о доставке, приёмке и дальнейшем использовании товара.
- Сохранилось ли, как и почему вы выбирали этого поставщика.
- Кто в компании общался с поставщиком и сможет ли он рассказать о сделке.
- Знаете ли вы, кто реально производил или поставлял товар.
Вывод
Исчезнувший поставщик превращает обычную сделку в вопрос доказательств. Спор выигрывают не те, у кого «идеальный» контрагент, а те, кто может показать реальность сделки и то, как выбирал партнёра. Чем раньше собраны эти доказательства, тем спокойнее разговор.
Бывает и так, что поставщик на месте и отвечает, а проблема сидит глубже, у поставщика вашего поставщика. Это уже налоговый разрыв в цепочке, и о нём — следующая статья.
- Обязаны ли мы вернуть вычет, если поставщик исчез?
- Само исчезновение поставщика и его нарушения налогового законодательства не являются основанием для отказа в вычетах и расходах — это прямо следует из п. 3 ст. 54.1 НК РФ. Проверять будут обстоятельства из п. 2 той же статьи: основную цель сделки и то, кто фактически исполнил обязательство.
- Сколько времени есть на ответ инспекции?
- На требование пояснений по декларации НДС — пять рабочих дней, ответ только в электронном виде по формату ФНС. На требование документов по конкретной сделке вне проверки — 10 рабочих дней по п. 5 ст. 93.1 НК РФ.
- Что делать, если документов по требованию нет?
- Об отсутствии документов можно сообщить в тот же срок, который отведён на их представление. Молчать нельзя: непредставление пояснений и документов — это отдельные штрафы и потеря возможности изложить свою версию.
- Достаточно ли договора, акта и счёта-фактуры?
- Нет, это минимум, а не доказательство. Нужны документы о доставке, приёмке, дальнейшем использовании товара, переписка по сделке и платёжные документы.
- Стоит ли раскрывать реального поставщика, если в договоре была «техническая» компания?
- По письму ФНС налоговые обязательства при участии технических компаний определяются исходя из параметров реального исполнения, если представлены сведения и документы о реальном исполнителе. Верховный суд в определении от 19.05.2021 № 309-ЭС20-23981 связал право на учёт фактически понесённых расходов именно с раскрытием таких сведений.
