Закрытие квартала: какие решения собственника должны попасть в учёт до последнего дня месяца

Квартал закрывает не бухгалтер

Бухгалтер закрывает период по документам. А решения, из которых эти документы появляются, принимаете вы.

Кажется, что это не страшно: бухгалтер потом всё разнесёт. На деле «потом» у квартала короткое. Декларации и расчёты за девять месяцев сдаются в конце октября; в этом году основной срок — 26 октября, потому что 25-е приходится на воскресенье. Всё, что дошло до бухгалтерии позже, либо не попадёт в отчётность, либо попадёт в неё с ошибкой и потребует исправлений.

Семь решений, которые должны дойти до бухгалтерии до 30 сентября

1. Премии за квартал

Пообещать премию и оформить её — разные действия. Для налога на прибыль премия уменьшает базу, когда она предусмотрена трудовым договором или положением о премировании, на которое этот договор ссылается. Нужны приказ, основание и расчёт.

Если премия «за третий квартал» появится приказом в ноябре, у бухгалтера будут вопросы — и у налоговой при проверке тоже.

2. Скидки, бонусы и новые цены

Договорились с крупным покупателем о ретроскидке? Поставщик пообещал бонус за объём? Такие договорённости меняют выручку или стоимость закупок, а иногда и НДС. Без допсоглашения или другого документа бухгалтер их не отразит, а в отчётность уйдут старые цифры.

3. Деньги собственнику

Общество с ограниченной ответственностью вправе распределять прибыль ежеквартально, раз в полгода или раз в год. Но дивиденды — это решение участников и проверка ограничений, которые установлены законом, а не перевод «себе на карту».

Если собственник в течение квартала брал деньги с расчётного счёта без решения и без договора, к закрытию квартала у бухгалтера остаётся непонятная сумма. Почему деньги ООО — не личные и во что обходится смешивание, стоит перечитать именно сейчас, пока квартал ещё открыт.

4. Покупка, продажа и списание имущества

Купили оборудование, продали автомобиль, выбросили сломанную технику — каждое из этих событий требует договора, акта, решения о вводе в эксплуатацию или о списании. От дат в этих документах зависит, в каком периоде появятся расходы, доходы и амортизация.

Проданную в сентябре машину, документы на которую бухгалтер увидит в ноябре, придётся учитывать через исправления.

5. Кадровые решения

Приняли человека, уволили, поменяли оклад, перевели на другую должность, отправили в отпуск. Всё это влияет на зарплату сентября, взносы и отчётность за девять месяцев.

Особенно часто теряются изменения зарплат «со следующего месяца», о которых знает только руководитель отдела.

6. Работы и услуги, выполненные в квартале

Подрядчик сделал работу в сентябре, а акт обещает прислать «когда будет время». Для учёта важна не дата оплаты, а период, в котором работа выполнена и подтверждена документом.

Поторопить контрагентов с актами — задача не только бухгалтера. Часто достаточно одного звонка от директора. А что происходит с налогами, если документы всё-таки опоздали, — разберу в статье о том, как опоздавшая первичка от поставщика влияет на налоги.

7. Займы и нестандартные операции

Учредитель дал компании денег, компания выдала заём сотруднику, партнёр оплатил за вас счёт. Такие операции бухгалтер видит в выписке, но не понимает их смысла без договора. А от смысла зависит всё: это заём, оплата, возврат или доход.

Что может сделать бухгалтер, а что — только вы

Бухгалтер может напомнить, запросить документы, сверить остатки и подготовить отчётность. Но он не может:

• знать о договорённости, которой нет на бумаге;
• решить за вас, выплачивать ли премию;
• подписать допсоглашение от имени контрагента;
• угадать, что продажа автомобиля — это продажа, а не аренда.

Поэтому закрытие квартала — это совместная работа. Не аврал в октябре, а короткий разговор за несколько дней до конца периода.

Удобно, если такой разговор регулярный. Список из 8 вопросов бухгалтеру, которые стоит задавать каждый квартал, хорошо ложится именно на последние дни сентября: не после отчётности, а до неё.

Что проверить у себя

• Все ли обещанные премии за квартал оформлены приказом и есть ли у них основание в трудовых договорах или положении о премировании.
• Есть ли документы по скидкам, бонусам и новым ценам, о которых вы договорились в июле–сентябре.
• Понятно ли бухгалтеру, что за деньги собственник получал с расчётного счёта в квартале.
• Оформлены ли покупка, продажа и списание имущества датами, когда это реально произошло.
• Знает ли бухгалтерия обо всех кадровых изменениях, включая новые оклады.
• Запрошены ли акты по работам и услугам, выполненным в сентябре.
• Есть ли договоры по займам и нестандартным платежам.

Вывод

Отчётность за девять месяцев сдаёт бухгалтер, но её качество решается раньше — в тот момент, когда собственник принимает решения и не забывает их оформить. Два дня до конца квартала — достаточно, чтобы пройтись по этому списку и передать бухгалтерии всё, что пока живёт только в разговорах.

Тот же список пригодится в конце декабря, когда закрывать придётся уже не квартал, а год.